Management Assistent / Office Manager

Wij zoeken

We zijn op zoek naar een proactieve, zelfsturende en ambitieuze collega. Naast je kennis en relevante ervaring op gebied van management ondersteuning en facilitair (office) management, ben je communicatief vaardig en werk je op een gestructureerde wijze. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens en je wordt uitgedaagd door een gevarieerd takenpakket.

Je voelt je aangesproken door onze verwachtingen:

• Je hebt Hbo werk- en denkniveau, bent bij voorkeur in bezit van een afgeronde Hbo opleiding, bijvoorbeeld Facilitair Management, of Management Assistant;
• Je hebt minimaal zes tot acht jaar relevante ervaring in een Management Assistent rol en/ of Office manager en je bent klaar voor een nieuwe uitdaging;
• Je doorziet werkprocessen snel en je schept orde en structuur door hieraan vast te houden;
• Je bent betrouwbaar, proactief en toegankelijk;
• Je hebt ruime ervaring met MS Office en je maakt je de bedrijfsspecifieke applicaties snel eigen;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Tot slot vinden we een gestructureerde en georganiseerde manier van werken essentieel, net als een  positieve instelling en bereidheid om een extra stapje te zetten als het werk daar om vraagt.

Belangrijkste taakgebieden

Management Assistentie & HR support

• Ondersteunen van directie door middel van orde en structuur in de voorbereiding en afhandeling van afspraken en vergaderingen (directie, managementteam, Raad van Commissarissen);
• Zorgdragen voor een vergaderagenda, inplannen van de vergaderingen, notuleren en bijhouden van actielijsten;
• Ondersteunen bij het maken van presentaties en overnemen van relevante correspondentie;
• Notuleren van managementteam en Raad van Commissarissen vergaderingen;
• Incidenteel boeken van reizen, events en hotels;
• Ondersteunen van de HR manager op gebied van wervingsactiviteiten, vacatureplaatsingen en het begeleiden van het onboardingsproces van nieuwe medewerkers (inclusief het regelen van de nieuwe werkplek, het instellen van accounts en het toegang verlenen tot applicaties via de externe IT provider);
• Functioneel aansturen van de receptie.

Facilitair & Office management

• Dagelijkse aansturing & beheer van kantoorfaciliteiten, waaronder vergaderruimten,  onderhoud en schoonmaak;
• Functioneel leidinggeven aan de receptie;
• Coördineren van faciliteiten voor vergaderingen, evenementen, beurzen en bijeenkomsten in overleg met Marketing;
• Beheren van leveranciersrelaties en contracten voor facilitaire diensten in overleg met de Financieel Directeur;
• Beheer mobiele telefonie;
• Bestellen van diverse zaken zoals cadeautjes, kantoor en- of computerbenodigdheden

 

Wat Merford jou kan bieden

Merford is een familiebedrijf met circa 150 medewerkers, grotendeels werkzaam in Gorinchem en met vestigingen in België en het Verenigd Koninkrijk.

Merford biedt de meest innovatieve, hoogwaardige en duurzame totaaloplossingen op het gebied van geluidsbeheersing, deuren en gevels. Ons doel is een veilige, gezonde en comfortabele leefomgeving te creëren door iedere vorm van geluidoverlast te reduceren en gewenst geluid tot een beleving te maken.

We kennen onze collega’s nog persoonlijk en houden elkaar aangesloten. We willen ons werk heel goed doen, maar we doen het ook vooral in teamverband. Werkplezier, een goede werkbalans, openheid en duurzaamheid zijn essentiële sociale waarden binnen Merford. 

In deze functie bij Merford bieden wij jou de volgende zekerheden:

• Een uitdagende baan als Management Assistent/ Office Manager waarbij je een substantiële bijdrage kan leveren aan de verdere ontwikkeling van Merford;
• Werken in een mooi, modern kantoor (inclusief productielocatie) met een ruime, moderne werkplek met goede faciliteiten;
• Goede en actieve coaching door je leidinggevende, zowel op werkinhoud als op je persoonlijke ontwikkeling;
• Mogelijkheden voor training en verdere ontwikkeling;
• Een aantrekkelijk salaris aangevuld met 25 vakantiedagen en 13 atv-dagen bij het werken in een fulltime dienstverband;
• Moderne secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een prima pensioenregeling en een jaarlijkse winstdelingsregeling;
• Autonomie: veel ruimte voor het invullen van een zelfstandige functie in een professioneel en betrokken team;
• Thuiswerken wordt in overleg met de leidinggevende afgesproken;
• Last but not least: een kantine waar je gratis kunt lunchen;

 

Interesse?

Solliciteer direct! Heb je nog vragen over deze vacature of het werken bij Merford?  Neem dan contact op met Anne-Vincent Bade, HR manager, 06-29076337, of Mariska Aarts, Financieel Directeur, 06-46837523

Je kunt ons mailen, of direct je interesse kenbaar maken door je CV en korte motivatiebrief te sturen naar: werk@merford.com.